Dokumentation und Evaluation

Dokumentation und Evaluation sind für Netzwerke genauso wichtig, wie für andere Organisationen. Eine gute Dokumentation ist dabei auch Grundlage für die Evaluation.

Eine gut geführte, nachvollziehbare und zugängliche Dokumentation trägt entscheidend zur Transparenz in Netzwerken bei. Die Dokumentation von Sitzungen und Entscheidungsprozessen in Netzwerken fördert das Vertrauen der Netzwerkakteure und kann bei Konfliktsituationen zur Klärung beitragen.
Nicht zuletzt dient eine gute Dokumentation auch der Gewinnung von neuen Partnern sowie als Grundlage für die Pressearbeit.

Die Evaluation in Netzwerken dient der Qualitätsentwicklung der Netzwerkarbeit. Im Speziellen kann sie auch dazu dienen, den Netzwerkakteuren die Vorteile bewusst zu machen, die diese durch ihre Mitarbeit im Netzwerk haben. In diesem Fall dient sie der Motivation. Evaluation kann aber auch zur Klärung von Konflikten oder in Übergangsphasen (z. B. von einer geförderten Phase in eine selbsttragende Phase oder beim Auferlegen neuer Ziele) zur Situationsklärung beitragen. In manchen Fällen kann es auch sinnvoll sein, die Netzwerksituation zu evaluieren, mit dem Ziel, die Außerdarstellung zu aktualisieren.

1. Dokumentation in Netzwerken

Dokumentation ist auch in Netzwerken ein Muss. Sie dient der Transparenz und Verbindlichkeit im Netzwerk und nicht zuletzt bildet sie auch die Grundlage für die Evaluation. Eine gut organisierte und nachvollziehbare Dokumentation kann zudem bei Konfliktsituationen zur Klärung beitragen.

Aber auch Erfolge werden durch eine gute Dokumentation sichtbar und für andere nachlesbar gemacht. So dient die Dokumentation auch der Stärkung des Netzwerks nach innen, aber auch nach außen gegenüber strategischen Partnern, der Politik oder potenziellen Förderern. Sie bildet so auch die Grundlage für die Öffentlichkeitsarbeit des Netzwerks.

Was in Netzwerken dokumentiert werden sollte:

  • Protokolle, Mitschriften von Sitzungen
  • Entwicklung, Diskussion und Ergebnisse von:

    • Leitbildprozess
    • Netzwerkregeln
    • Zielvereinbarungen
    • Strukturfindung
    • Zuteilung der Verantwortlichkeiten
    • Entscheidungsprozessen
    • Maßnahmen
    • Öffentlichkeitsarbeit

Um allen das Dokumentieren leichter zu machen, kann es helfen, sich eine einheitliche Struktur für Protokolle zu überlegen sowie - wenn  möglich - auf Foto-Dokumentationen zurückzugreifen.

Die Maßnahmen selbst müssen selbstverständlich auch geeignet dokumentiert und ausgewertet werden. Wichtig ist dabei, dass die Dokumentation der Netzwerkarbeit nicht mit der Dokumentation der Maßnahmen gleichgesetzt bzw. vermischt wird.

Nach oben

2. Evaluation von Netzwerken

Netzwerke sind komplexe Konstrukte, die insbesondere durch die Beziehungsstruktur der beteiligten Personen gekennzeichnet sind. Die Vielschichtigkeit von Netzwerken macht eine Evaluation auf den ersten Blick schwierig, da die messbaren Faktoren oder Indikatoren, die den Erfolg eines Netzwerks beschreiben, ebenso vielseitig sind. Um die Zusammenhänge erfassen zu können, ist in den meisten Fällen ein Methodenmix aus einfachen Checks und Analyseverfahren nötig.

Grundsätzliche Fragestellungen für die Evaluation von Netzwerken sind:

Mit welchem Ziel wird evaluiert?

  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Motivationsförderung
  • Konfliktmanagement
  • Übergangssituation
  • Außendarstellung

Was wird evaluiert?

  • Aufbau-Organisation des Netzwerks
  • Organisation der Abläufe
  • Ergebnisse bzw. Zielerreichung

Da es sich bei Netzwerken um Beziehungsgeflechte handelt ist es ebenso wichtig festzulegen, welcher Bezug evaluiert werden soll.

Natürlich müssen dann noch die Fragen geklärt werden, wer evaluiert (extern, die Netzwerksteuerung oder ein Netzwerkakteur), ob es eine Prozess- oder Ergebnisevaluation (begleitend, punktuell oder abschließend) und welche Evaluationsmethode (qualitativ-wahrnehmungsbezogen, quantitativ-objektiv) angewandt werden soll.

Eine der größten Herausforderungen dabei ist es, die richtigen Indikatoren für die Erhebung festzulegen. Es gilt also zu beantworten, welche Indikatoren für die zu evaluierenden Bereiche wichtig und zu berücksichtigen sind. In einem zweiten Schritt können diese Indikatoren noch gewichtet werden. Beispiele für Indikatoren und Bewertungshintergründe:

Indikator: Netzwerkmanagement
Bewertungshintergrund: Personaleinsatz, Professionalität, Methodenbezug

Indikator: Netzwerkpotenzial
Bewertungshintergrund: Anzahl der Partner, Leistungsfähigkeit insgesamt, verfügbare Kompetenzen, Ausstattung der Partner mit sonstigen Ressourcen

Indikator: Einbindung der Netzwerkakteure
Bewertungshintergrund: Zahl der in Maßnahmen eingebundenen Akteure in Beziehung zur Gesamtzahl der Akteure, Umfang und Ausgewogenheit der Einbindung der Netzwerkakteure

(Quelle: Teller, Longmuß (2007): Netzwerkmoderation - Netzwerke zum Erfolg führen. S. 138ff)

Die Planung einer Evaluation sollte mit Sorgfalt und möglichst frühzeitig erfolgen. Als Literatur empfehlen wir das Buch "Netzwerkmoderation - Netzwerke zum Erfolg führen" von Matthias Teller und Jörg Longmuß erschienen im Verlag Ziel 2007.

Grundsätzlich gilt, dass die Evaluation von Anfang an mitgedacht werden sollte. Eine externe Evaluation kann in den meisten Fällen mehr leisten, bringt Impulse mit und kann Empfehlungen geben. Gleichzeitig kann sie aber auch als Kontrolle und unnötige Belastung gesehen werden. Auch hierbei sollte Konsens im Netzwerk herrschen, welche Art der Evaluation gewählt werden sollte. Zudem sind für externe Evaluationen Finanzmittel nötig.

Da bei den meisten Netzwerken der Gesundheitsförderung wenig Finanzmittel für eine externe Evaluation der Netzwerkarbeit in der Regel zur Verfügung stehen wird, wird die Selbstevaluation zunächst eine wichtige Rolle spielen.

Verwandte Themen: Leitfaden Evaluation für Maßnahmen

Zur Evaluation von Maßnahmen der Gesundheitsförderung und Prävention finden Sie auf www.in-form.de einen Schritt für Schritt Online-Leitfaden.

Nach oben

3. Das Stärken-Schwächen-Profil als Instrument der Selbstevaluation

Ein Stärken-Schwächen-Profil kann z. B. einmal jährlich als grobes Screening für die Netzwerkarbeit angewendet werden. Die Methode funktioniert so, dass jeder Netzwerkakteur das Netzwerk anhand bestimmter Faktoren aus seiner Sicht bewertet. So kann mit geringem Aufwand und in kurzer Zeit eine Einschätzung der Situation eingeholt werden.

Dabei kann man zum Beispiel Schlüsselfaktoren wie die folgenden auf einer Skala von 1 (überhaupt nicht vorhanden) bis 5 (sehr gut vorhanden) bewerten lassen.

  • Netzwerkziele
  • Identifikation mit den Netzwerkzielen
  • Netzwerkklima
  • Organisation
  • Kommunikation
  • Transparenz
  • Vertrauen
  • Gutes Nutzen-Aufwand-Verhältnis
  • Qualifikation der Akteure
  • Qualifikation der Netzwerksteuerung
  • Netzwerkmoderation
  • Finanzierungssicherheit
  • Innovationskraft
  • Wissensaustausch

(vgl. Teller, Longmuß (2007): Netzwerkmoderation - Netzwerke zum Erfolg führen. S. 146)

Nach der Auswertung sind insbesondere die Punkte interessant, die von den Netzwerkakteuren sehr unterschiedlich bewertet wurden oder bei denen sich die Mehrheit der Netzwerkakteure einig ist, dass Entwicklungsbedarf besteht.

Stärken-Schwächen-Profil für Netzwerke der Gesundheitsförderung (pdf)

Nach oben

4. Regelmäßige Reflexion der Nutzenarchitektur in Netzwerken

Einer der zentralen Erfolgsfaktoren von Netzwerken ist ihre Nutzenarchitektur. Sie gibt dem Netzwerk seinen Sinn und hält es nach innen zusammen.
Grundsätzlich sollte sich ein Netzwerk immer wieder mit seiner Nutzenarchitektur auseinandersetzen. Dies sowohl nach außen (Relevanz der verfolgten Ziele) als auch nach innen (Nutzen der Akteure). Insbesondere in der Verstetigungsphase sollte dieser Monitoring-Prozess durchlaufen werden.

Fragestellungen zur Feststellung von Mängeln können sein:

  • Wurden alle Ziele wie vorgesehen durch das Netzwerk erreicht?
  • Welche Ziele wurden nicht erreicht und warum nicht?
  • Wurden die Netzwerkziele veränderten Umfeldbedingungen angepasst?
  • Fehlen Akteure, die für die Zielerreichung nötig sind?
  • Sind noch alle relevanten Akteure mit dem gleichen Engagement dabei?
  • Hat sich der Nutzen des Netzwerks für einzelne Akteure verringert?
  • Gab es personelle Veränderungen bei einzelnen Akteuren, die nicht berücksichtigt wurden?
  • Hat sich die Interessenslage einzelner Akteure verändert?
  • Sind die Ressourcen, die den einzelnen Akteuren zur Verfügung stehen, gleich geblieben?
  • Hat das Netzwerk relevante Erfolge erzielt?
  • Haben diese Erfolge für alle Akteure die gleiche Relevanz?

Diese Fragestellungen helfen außerdem dabei, das Vertrauen in die Netzwerkarbeit zu festigen. Werden sie gewissenhaft und regelmäßig gestellt und beantwortet, zeigt dies schließlich auch, dass die Arbeit des Netzwerks ernst genommen wird. Dies ist für freiwillige Aufgaben, wie die Mitarbeit in einem Netzwerk, grundlegend. Niemand möchte auf Dauer Energie, Fachwissen und Zeit in etwas investieren, auf dessen Wirksamkeit kein Wert gelegt wird.

Neben der Nutzenarchitektur spielt die Gegenseitigkeit in Netzwerken eine große Rolle. Netzwerkerfolge, die einem Netzwerkakteur übermäßig mehr Nutzen bringen, als allen anderen, können das Vertrauen und die Bereitschaft sich zu engagieren, negativ beeinflussen. Die Balance der Interessen der Netzwerkakteure und gleichzeitige Ausrichtung auf die (gemeinsamen!) Netzwerkziele sind insbesondere in der Verstetigungsphase sehr wichtig. Schnell kann es passieren, dass sich einzelne Akteure zu sehr in den Vordergrund drängen und das aufgebaute Vertrauen verletzt oder gar zerstört wird. Hierauf muss die Netzwerksteuerung, auch wenn die Netzwerkarbeit scheinbar ein Selbstläufer geworden ist, ganz besonders achten.

Die Erwartungsmatrix verdeutlicht die Nutzenerwartungen der Netzwerkakteure untereinander. So können mögliche Konflikte besser antizipiert und frühzeitig gegengesteuert werden. Gleichzeitg hilft sie dabei die Potenziale des Netzwerks zu verdeutlichen.

Erwartungsmatrix (pdf)

Die Beteiligten-Analyse beschäftigt sich ebenfalls mit den einzelnen Netzwerkakteuren. Im Unterschied zur Erwartungsmatrix, werden hier jedoch die einzelnen Netzwerkakteure in Beziehung zum gesamten Netzwerk gesetzt. Zunächst werden die Netzwerkakteure einzeln hinsichtlich ihrer Stärken und Schwächen in Bezug auf die Netzwerkarbeit analysiert. Anschließend werden ihre Erwartungen und Befürchtungen gegenüber dem Netzwerk/in Bezug auf die Mitarbeit im Netzwerk eingeschätzt. Es werden also nicht die einzelnen Akteure einander gegenübergestellt, sondern die einzelnen Akteure dem gesamten Netzwerk.

Beteiligten-Analyse (pdf)

Nach oben

Weiterbildung Kommunale Gesundheitsmoderation

Die Weiterbildung Kommunale Gesundheitsmoderation wurde 2013/14 im Rahmen von IN FORM entwickelt und erprobt. Sie richtet sich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus kommunalen Verwaltungen, die für die Gesundheitsförderung in ihrer Kommune zuständig sind und eine ressortübergreifende Strategie entwickeln möchten.

 

© Andreas Gärtner

Literatur

Netzwerkmoderation: Netzwerke zum Erfolg führen
Leitfaden für den systematischen Netzwerkaufbau von Matthias Teller und Jörg Longmuß

Weblinks

"Selbstevaluation" auf dem IN FORM-Profilportal
Ausführliche Informationen und weiterführende Links zum Instrument Selbstevaluation

"Evaluationstools.de" auf dem IN FORM-Profiportal
Vorstellung des kostenfreien Onlineangebots "Evaluationstools.de"

Evaluation in der Gesundheitsförderung
Eine Schritt-für-Schritt Anleitung für Gesundheitsförderer des Bayerischen Landesamts für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit